Czy Twoje projekty mają skalę Chińskiego Muru?
Sprawdź jak możemy pomóc Ci nimi zarządzać!

Zapanowanie nad informacją w firmie i zrutynizowanie jej obiegu wymaga spójnego i kompleksowego podejścia. Poprawnie zdefiniowany i zarządzany proces obiegu informacji pozwoli na inteligentne działanie na rynku, czyli sprawnie wykorzystujące posiadaną wiedzę. W przypadku organizacji jest to efektywnie przetwarzana informacja, będąca w posiadaniu danej firmy.

Wdrożenie, czy też udoskonalenie procesu obiegu informacji wymaga dokładnej oceny obecnego stanu obiegu informacji, czyli wykonanie audytu, w trakcie którego zostaną zebrane następujące informacje:

• Zdefiniowanie obecnych potrzeb informacyjnych firmy wraz z ustaleniem priorytetów
• Ocenienie stopnia dojrzałości obecnych inicjatyw z zakresu zarządzania informacją
• Sprawdzenie wymagań prawnych i ewentualnie innych uregulowań rynkowych i/lub organizacyjnych
• Opis poszczególnych źródeł informacji, zarówno gromadzonej wewnątrz firmy jak i pozyskiwanej z rynku
• Opis przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi działami zaangażowanymi w proces wraz z identyfikacją systemów kierujących jej obiegiem
• Ustalenie definicji danych podstawowych dla danej organizacji i zdefiniowanie procesu zarządzania danymi podstawowymi
• Zidentyfikowanie właścicieli informacji/danych
• Zidentyfikowanie innych niż technologiczne barier powodujących niemożność zmiany lub modyfikacji poszczególnych kroków procesu obiegu informacji
• Ocena możliwości zmian z uwagi na strategię biznesową

Zebranie wymaganej informacji będzie się odbywało na podstawie:

• analizy istniejącej dokumentacji i innych istotnych dokumentów (np. procedury wewnętrzne, notatki mailowe, materiały szkoleniowe, itp.)
• sesji warsztatowych – format sesji będzie zależał od grupy docelowej; rekomendowana jest typowa sesja tzw. "burzy mózgów" z dwoma członkami zespołu projektowego – moderatorem oraz sekretarzem. Długość jednej sesji nie powinna przekraczać jednego dnia roboczego

Sesje warsztatowe służą do uzupełnienia wiedzy zawartej w istniejących dokumentach. Ilość i rodzaj sesji będzie precyzyjnie zaprojektowana po fazie zapoznania się z istniejącą dokumentacją.

Wynik przeprowadzonych działań:
1. Synteza obecnej sytuacji w zakresie obiegu informacji (np. skupionej w obszarze finansowym). Zgodnie z zapotrzebowaniem klienta, opis może być przygotowany na dwóch poziomach szczegółowości (zalecane!):
a. Biznesowy – opis będzie zawierał odpowiedni kontekst biznesowy i jasno wskazywał, jak proces obiegu informacji może wspierać strategie biznesowe. Dodatkowo zostaną opisane zagrożenia związane z obecnym stanem procesu obiegu informacji wraz z zasobami nim zarządzającymi. Dodatkowo dokument opisowy zostanie przygotowany w formie prezentacji dla decydentów.
b. Aplikacyjny – pozostawienie generalnego kontekstu biznesowego, ale skupienie się na przepływie informacji pomiędzy poszczególnymi systemami czy procesami ręcznymi.
2. Dokument prezentujący pożądany przez klienta model procesu obiegu informacji (w kilku wariantach odzwierciedlających możliwości implementacji u klienta),
3. Mapa drogowa prezentująca strategię przejścia ze stanu obecnego do stanu pożądanego przez klienta,
4. Zestaw dobrych praktyk w zakresie procesu zarządzania informacją (m.in. stworzenie Centrum Kompetencji do Zarządzania Informacją)