Czy Twoje projekty mają skalę Chińskiego Muru?
Sprawdź jak możemy pomóc Ci nimi zarządzać!

Klinika projektu to usługa doradcza polegająca na sprawdzeniu, czy projekt jest realizowany w sposób umożliwiający osiągnięcie celów biznesowych Klienta.

Dodatkowo oceniamy praktyki zarządzania projektem względem wynikających z naszego doświadczenia najlepszych praktyk w tym zakresie. Na podstawie tej oceny przedstawiamy zdiagnozowany przez nas stan projektu oraz, w razie potrzeby, proponujemy modyfikacje lub uzupełnienie sposobu realizacji projektu o elementy, których stosowanie w tym projekcie będzie naszym zdaniem celowe.

Jako rezultat tej usługi Klient otrzymuje:

• niezależną ocenę stanu realizacji projektu w celu zapewnienia optymalnych i adekwatnych do potrzeb biznesowych warunków jego realizacji.

Rezultaty przeglądu mogą być wykorzystane do poprawy zarówno ocenianego projektu, jak i poprawy stosowanych praktyk zarządzania projektami.

Ocena stopnia realizacji projektu wykonywana jest z trzech perspektyw:

• zaawansowania realizacji zakresu/produktów projektu względem harmonogramu i budżetu,
• stopnia realizacji celów biznesowych określonych przez Sponsora, oraz
• optymalizacji sposobu osiągnięcia tych celów poprzez stosowanie praktyk zarządzania projektami.

Usługa może być zrealizowana w pełnym zakresie, obejmującym wszystkie najważniejsze aspekty projektu (wszystkie obszary wiedzy oraz grupy procesów zarządzania projektem wg standardu PMBOK^® Guide), jak i w zakresie dostosowanym do specyficznych wymagań Zamawiającego. W tym drugim wariancie może przykładowo dotyczyć:

• wybranych obszarów zarządzania projektami, np. zarządzania jakością, komunikacją, lub zarządzania ryzykiem
• części zakresu projektu, np. podprojektu realizowanego przez dostawcę zewnętrznego

Usługa "Klinika Projektu" może być realizowana w różnych momentach cyklu życia projektu:

• w trakcie pierwszych 2-3 tygodni projektu (lub każdej kolejnej fazy projektu) - ma na celu upewnienie się, że zespół projektowy dysponuje niezbędnymi zasobami i planami niezbędnymi dla pomyślnej realizacji
• w trakcie realizacji projektu (wykonywany cyklicznie lub na żądanie) - ma na celu weryfikację i ocenę stopnia realizacji celów projektowych
• po zakończeniu projektu -  na celu podsumowanie działań i rezultatów projektu, upewnienie się, że produkty projektu zostały właściwie przekazane do utrzymania, a także podsumowanie wniosków i rekomendacji z realizacji (ang. lessons learned).

Etapy realizacji

Etap 0: Ustalenie zakresu, formy oraz przebiegu przeglądu projektu

Ponieważ usługa "Klinika projektu" może być przeprowadzona w różnym zakresie, formie oraz mieć różny przebieg, to w etapie wstępnym dokonujemy ustaleń z Zamawiającym dotyczących tych właśnie zagadnień.

Etap 1: Spotkanie inicjalne z głównymi interesariuszami projektu

Spotkanie inicjalne z głównymi interesariuszami projektu pozwala na zebranie podstawowych informacji o projekcie: celu i głównych produktach projektu, jego organizacji, stosowanej metodyce zarządzania projektem, stanie projektu i  podstawowych dokumentach projektowych.
W spotkaniu  biorą udział: Sponsor i Kierownik projektu po stronie Zamawiającego oraz zespół ekspertów (1-2 osobowy) dokonujących przeglądu projektu. Wynikiem etapu jest m.in. szczegółowy plan przebiegu przeglądu.

Etap 2: Przegląd projektu

Przegląd projektu, dotyczący ustalonych wcześniej zagadnień, takich jak na przykład:

• Organizacja projektu
• Zarządzanie projektem
• Zgodność z przyjętą metodyką oraz standardami i procedurami przyjętymi w firmie
• Dokumentacja projektowa
• Zarządzanie zmianami organizacyjnymi
• Zarządzanie poszczególnymi zagadnieniami, jak: zakres, harmonogram, zespół projektowy, czy ryzyko

W trakcie tego etapu przeprowadzana jest analiza i weryfikacja informacji o stanie realizacji projektu względem planu realizacji, analiza i ocena odchyleń od planu, a także weryfikacja stosowania standardów/najlepszych praktyk zarządzania projektami. Eksperci analizują dokumentację projektową oraz przeprowadzają wywiady z kluczowymi interesariuszami:

• Sponsorem projektu
• Kierownikiem projektu
• Architektem rozwiązania (jeśli taka rola istnieje w projekcie)
• Kierownikami zespołów projektowych (jeśli tego wymaga zakres przeglądu)
• Innymi interesariuszami (w zależności od potrzeb przeglądu).

Dyskutowany jest kolejno każdy aspekt i obszar zarządzania projektem, zaczynając od zakresu, harmonogramu i kosztów; także najważniejszy czynnik jakościowy – zadowolenie klienta. Do każdego zagadnienia przeglądu i każdego obszaru zarządzania projektem eksperci przeprowadzający przegląd projektu stosują własne, wypracowane na podstawie wieloletniej praktyki listy pytań oraz sformalizowane wykazy kryteriów oceny zagadnień i obszarów zarządzania projektem.

Rezultatem tego etapu jest wstępna ocena projektu przekazana werbalnie Kierownikowi Projektu i Sponsorowi. Zawiera ona zarówno ocenę zagadnień przeglądu i obszarów zarządzania projektem, jak i propozycje zmian, usprawnień i innych działań, pozwalających na "uzdrowienie" projektu

Etap 3: Przygotowanie, prezentacja oraz dyskusja raportu przeglądu

Ostatni etap przeglądu to przygotowanie, prezentacja oraz dyskusja raportu przeglądu ze Sponsorem projektu oraz kierownikiem projektu ze strony Zamawiającego.  Finalny raport zawiera zarówno ocenę zagadnień przeglądu i obszarów zarządzania projektem, jak i propozycje zmian, usprawnień i innych działań, pozwalających na "uzdrowienie" projektu.