W dwu-częściowym artykule (Strefa PMI nr 36, 37 ) poznaliście Flow Management coraz częściej stosowane podejście umożliwiające przewidywalne dostarczanie wartości na poziomie projektu, programu oraz portfela prac i projektów oraz uzyskanie przez firmy zwinności biznesowej (ang. Enterprise Agility). Podejście to łączy praktyki Kanban, Lean, TOC oraz psychologii przepływu i wykorzystuje kilka praktyk takich jak: wizualizacja elementów pracy, aktywne zarządzanie pracą i doskonalenie poprzez inspekcje i adaptację.

Jak zastosować Flow Management w praktyce?

Jak jednak zastosować w praktyce Flow Management bazujący na Lean i Kanban w firmie, której portfel obejmuje wiele projektów, realizowanych przez wiele zespołów, w której dodatkowo realizowanych jest wiele procesów biznesowych, a co za tym idzie działań operacyjnych?

W takiej sytuacji konieczne jest zastosowanie platformy informatycznej implementującej Flow Management, takiej jak Businessmap (https://businessmap.io/pl),  stosowanej przez firmy, z którymi współpracujemy. Platforma ta umożliwia zbudowanie holistycznego systemu zarządzania projektami, portfelem projektów i procesami (SZPPP), obejmującego spójny, powiązany hierarchicznie zbiór procesów zarządczych, punktów decyzyjnych i decydentów, elementów prac, takich jak: zadania, projekty, produkty, programy oraz portfele projektów.  

Czyli nieco upraszczając: zbudowanie spójnego, efektywnego i skutecznego systemu pracy i zarządzania zadaniami, projektami, produktami oraz portfelem prac, programów i projektów, zaimplementowanego na platformie informatycznej, po to by uzyskać konkretne rezultaty biznesowe.

System zarządzania wykorzystujący Businessmap:

• Stanowi wspólną platformę pracy osób w firmie – menedżerów i pracowników - ze wspólnym, przejrzystym zbiorem informacji, aktualizowanych automatycznie w trybie on-line
• Dostarcza menedżerom, zespołom i pracownikom graficzny pulpit informacyjny (ang. dashboard) ułatwiający podejmowanie decyzji
• Jest jednocześnie elastyczny, jak i łatwy i przyjazny w użytkowaniu.

Menedżer portfela projektów  z dużej firmy, planujący zbudowanie SZPPP  wykorzystującego narzędzie informatyczne spytał nas ostatnio dlaczego warto zastosować Businessmap?

Dlaczego warto zastosować Businessmap?

Oto nasza odpowiedź.

Przede wszystkim dlatego, że platforma Businessmap to narzędzie do budowania własnego SZPPP, gdyż jest ona w bardzo dużym zakresie konfigurowalna. Oznacza to, że firma może sobie „uszyć” SZPPP pod własne potrzeby, uwzględniając aktualny  poziom dojrzałości zarządzania i kulturę organizacyjną, a następnie stopniowo rozwijać ten system, zgodnie ze swoimi potrzebami i osiąganiem kolejnych szczebli dojrzałości w zarządzaniu.

Czyli: to pracownicy panują nad systemem, a nie system (rozwiązanie informatyczne) nad nimi.

Po drugie: Businessmap to platforma wykorzystująca zarówno podstawowe, jak i zaawansowane praktyki Flow Management (opisane we wcześniejszych artykułach), a także niektóre praktyki klasycznych metod zarządzania, jak np. klasyczny harmonogram (nazywany timeline), czy też rejestrację czasu pracy.  Zarządzający projektami i portfelem projektów mają więc do dyspozycji bogatą skrzynkę narzędziową, umożliwiającą im efektywne poradzenie sobie z najważniejszymi wyzwaniami zarządzania portfelem, projektami i procesami. Jest to kluczowa korzyść, argument za stosowaniem platformy Businessmap.

Dlatego też poniżej pokażemy jak, w ramach platformy Businessmap, zaimplementowane praktyki Flow Management pomagają kadrze zarządzającej poradzić sobie z kilkoma takimi kluczowymi wyzwaniami, występującymi na poziomie portfela, projektu i zespołu.

Bardzo częstym wyzwaniem na poziomie całego systemu projektowego, obejmującego zarówno portfel, poszczególne projekty, jak i prace zespołów jest brak oglądu i przejrzystości aktualnego stanu wszystkich tych prac. Pomocą w tej sytuacji służy z jednej strony praktyka wizualizacji procesów (portfelowego i projektowego oraz realizacyjnego), wizualizacji prac w systemie projektowym (projekty, pakiety pracy (epiki w świecie IT), szczegółowe zadania), a z drugiej możliwość zbudowania w Businessmap za pomocą powiązanych tablic Kanban hierarchii procesów na różnych poziomach zarządzania, obejmującej  wymienione powyżej prace. Możemy dzięki temu zobaczyć (dosłownie!) cały system projektowy, aktualny stan zaawansowania poszczególnych elementów i – jeśli zajdzie taka potrzeba – przejścia do konkretnych projektów i/lub zespołów oraz do szczegółowych informacji z nimi związanych.

Przykładowy ekran platformy Businessmap (dawniej Kanbanize) wizualizujący system projektowy przedstawiono poniżej.

Strzałki pokazują na nim wspomnianą powyżej hierarchię prac: prace Q3 -> Projekty -> pakiety prac w projektach.

Raportowanie w Businessmap

Na obraz całości systemu projektowego składa się też informacja o aktualnym stanie zaawansowania poszczególnych prac: zadań, pakietów prac obejmujących zadania i projektów składających się z tych pakietów. Tradycyjnie potrzebny jest do tego mniej lub bardziej złożony system raportowania. Businessmap natomiast zbiera automatycznie, w trybie on-line informacje o stanie poszczególnych zadań na najniższym poziomie hierarchii, pokazując zarówno zadania ukończone (w kolumnie Done), jak i stan realizacji zadań w poszczególnych krokach procesu realizacyjnego na poziomie zespołu. Na podstawie stanu realizacji zadań jeden z dwóch mechanizmów (wg liczby zadań, lub wg pracochłonności zadań) oblicza automatycznie stan zaawansowania pakietów prac, a następnie – także automatycznie – stan zaawansowania projektu na podstawie zaawansowania pakietów prac.

Na powyższym ekranie wszystkie (3) pakiety pracy Projektu A są zakończone – znajdują się w kolumnie Done. Natomiast żaden z epików Projektu B nie jest rozpoczęty. Stąd zaawansowanie prac Q3 wynosi 16%, gdyż pracochłonność ukończonego projektu A jest pięć razy mniejsza niż projektu B.

Odpada więc tradycyjne ręczne raportowanie. Informacje o stanie zaawansowania zawarte są w platformie i automatycznie aktualizowane w trybie on-line. Widać – dosłownie – co idzie zgodnie z planem, gdzie są problemy, a tym samym łatwiej jest podejmować decyzje operacyjne dotyczące realizowanych projektów i prac.