Na https://jsproject.pl/p3-express/1083-p3express  przytoczyłem odpowiedź na pytanie „Dlaczego P3.express?” jaką można znaleźć na Na stronie https://p3.express/pl/ i obiecałem moją, osobistą odpowiedź na to pytanie. Oto ta odpowiedź, zawierająca zarówno silne strony P3.express, jak i kilka słabości, z którymi podczas realizacji projektu trzeba sobie radzić metodami i praktykami spoza P3.express.

I jeszcze drobiazg: kontekst mojej odpowiedzi, który jest następujący.

Zajmuje się zarządzaniem projektami, jak i udziałem w projektach od ponad 30 lat. Zaczynałem – jeszcze w latach 90-tych XX wieku -  jako członek zespołu projektowego w Siemens-Nixdorf i ICL Poland. Następnie przez 8 lat byłem m.in. Kierownikiem Projektu zarządzającym projektami wdrożeniowymi systemu SAP. A od 2003 roku zajmowałem się zarządzaniem projektami jako niezależny konsultant: prowadzą warsztaty i szkolenia i doradzając wielu firmom i zespołom jak efektywnie i skutecznie zarządzać projektami. I jak budować efektywne organizacje projektowe. A także jak przeprowadzać transformację zwinne i jak zwinnie zarządzać projektami.

Po drodze poznałem i stosowałem w praktyce, lub pomagałem stosować: ASAP i Accelerated SAP (metodyki zarządzania projektem wdrożeniowym systemu SAP), PRINCE2, PMBOK Guide (od edycji z 2003, do aktualnej Edycji 8-mej), Agile Project management (wywodzący się z DSDM),

Więc teraz spojrzę na P3.express z perspektywy tych moich ponad 30-letnich doświadczeń w zarządzaniu projektami.

Silne strony P3.express:

To:

1. Po pierwsze prostota, przejrzystość i klarowność oraz fokus na naprawdę najważniejszych – dla sukcesu projektu – elementach zarządzania projektem. I dodatkowo fokus na” „zdrowy rozsądek”.

Wszystkie te powyższe elementy powodują, że:

• Osoba doświadczona błyskawicznie odnajdzie się w P3.express, rozpoznając natychmiast znane z innych podejść i metodyk oraz ze swojej praktyki elementy zarządzania projektem
• Osoba wchodząca w świta zarządzania projektem lub osoba z małym doświadczeniem stosunkowo łatwo „ogarnie” podejście zaproponowane w P3.express, uzna „zdrowo-rozsądkowość” podejścia i będzie chętna do zastosowania P3.expres w swoich projektach

2. Po drugie: niezwykle „zgrabne” i pragmatyczne połączenie elementów klasycznego (predyktywnego) zarządzania projektem z elementami zwinnego zarządzania (cykle miesięczne, w ramach których realizowane są cykle tygodniowe),a także wątków podejścia Lean (Kaizen), obejmujące m.in.:
   • „Uzwinnioną”, klasyczną SPP (Struktura Podziału Produktów), która jest doprecyzowana i uszczegóławiana w trakcie kolejnych cykli miesięcznych (kłania się Agile i Scrum)
   • Podejście do harmonogramu, który może być stworzony w formie tradycyjnego Gantta lub w formie tablicy lub powiązanych tablic Kanban’owych
   • Zbieranie propozycji usprawnień (kłania się Lean i Kaizen , a także retrospektywa Scrum’a i Kanban’a - nieprawdaż?) i dokonywanie oceny zadowolenia interesariuszy
   • Doszczegóławianie - na początku kolejnego cyklu miesięcznego - planów na kolejny miesiąc i jego tygodnie (kłania się planowanie kroczące - nieprawdaż?).
3. Akcent na cele i korzyści, jakie projekt ma przynieść
4. Zarządzanie projektem w cyklach miesięcznych i tygodniowych (zasygnalizowane powyżej w p. 2), uzupełnione o codzienne zarządzanie
5. Przeglądy Partnerskie po
6. Zwracanie silnej uwagi na konieczność komunikacji informacji o projekcie zarówno w ramach całej firmy, wśród interesariuszy projektu, jak i zespołu projektowego
7. Zwrócenie uwagi na konieczność i celowość Zarządzania po zakończeniu projektu, zorientowanego na uzyskane dzięki projektowi korzyści i ich powiększanie, jeśli w firmie nie istnieje system zarządzania portfelem projektów

Słabsze strony P3.express:

Widzę też kilka słabszych stron P3.express. Są to wg mnie: 

1. P3.express dotyczy tylko zarządzania projektem, bo przecież to „system zarządzania projektem”. Więc nie obejmuje realizacji projektu, czyli wytwarzania produktów projektu i zarządzania realizacją.

Jednak dla sukcesu biznesowego projektu (zrealizowania celów i/lub uzyskania planowanych korzyści z projektu)niezbędne są dwa elementy:
1. Skuteczne zarządzanie projektem

2. Efektywna realizacja, czyli efektywne dostarczanie produktów projektu.

Na szczęście jednak tę słabość można w miarę łatwo wyeliminować. Ja proponuję i stosuję wraz z P3.express podejście bazujące na Kanban i Lean, nazywane Flow Management. Przecież w realizacji, czyli wytwarzaniu produktów chodzi przede wszystkim o możliwie szybki i efektywny: bez przestojów, bez marnotrawstwa wynikającego z różnych przyczyn przepływ (czyli właśnie Flow)produktów od wytwórcy do odbiorcy, czyli naszego Klienta.

A to właśnie Kanban (jak można przeczytać w The Kanban Guide) jest strategią optymalizacji przepływu (ang. flow) wartości przez proces, który używa wizualnego systemu ssącego (ang. pull-based system).

Kanban obejmuje trzy praktyki, które współdziałając ze sobą umożliwiają optymalizację przepływu:

• Definiowanie i wizualizacja przepływu pracy (ang. workflow)
• Aktywne zarządzanie jednostkami pracy, czyli produktami (ang. item) przepływającymi przez proces wytwórczy
• Ulepszanie przepływu pracy

2. Zarządzanie celami projektu, w którym brakuje propozycji metody definiowania celów i ich późniejszego przeglądania (w tradycyjnym języku: „monitorowania”,).

Ponieważ jednak P3.express zwraca uwagę (w dokumencie: Opis Projektu)  na konieczność zdefiniowania i opisania korzyści  z projektu, to tę słabość można stosunku łatwo wyeliminować. Na przykład poprzez zastosowanie do zarządzania celami metody OKR (Objective Key Results) lub przez zmapowanie Kluczowych Rezultatów (z metody OKR) na korzyści lub odwrotnie: zmapowanie korzyści na Kluczowe rezultaty.

3. P3.express stosunkowo mało miejsca poświęca zarządzaniu wymaganiami. Co w niektórych typach projektów, jak projekty tworzenia oprogramowania, czy projekty budowlane jest niezwykle ważną i obszerną częścią zarządzania projektem.

Wymagania wraz z oczekiwaniami jakościowymi występują jedynie w dokumencie Opis Projektu. W dodatkowych materiałach P3.express pojawiają się ponadto specyfikacje. Spełnienie oczekiwań jakościowych projektu następuje w P3.express poprzez przejście od wymagań do produktów, a następnie do konkretnych specyfikacji tych produktów.

Jednak mim zdaniem dla projektów wymienionych wcześniej takie podejście może być zbyt uproszczone i w praktyce będzie wymagać dodatkowych działań i zarządczych, i realizacyjnych, które w P3.express nie występują. 

4. W Podręczniku P3.express w ogóle nie pojawia się – co naprawdę jest zaskakujące - słowo „budżet”!. Więc niejako przez domniemanie osoby wykorzystujące P3.express powinny przyjąć, że zarządzanie budżetem jest niezwykle istotną częścią projektu. I samodzielnie, wykorzystując swoje doświadczenie, wybrać konkretne praktyk i technik, umożliwiające skuteczne zarządzanie budżetem.
5. Codzienne zarządzanie w P3.express dotyczy tylko: ryzyk, problemów, zmiany i zatwierdzania ukończonych produktów. Brak jest na przykład:
   1. Zarządzanie przepływem produktów (Konkretnych praktyk i technik co sygnalizowałem w p.1 powyżej).
   2. Mierników do zarządzania i do przepływu (choćby takich, jak występują w Kanban).