Chcecie zatem zbudować Flow Management System (FMS) by w całej firmie pracować efektywnie pod względem ekonomicznym, nad najlepszymi - z punktu widzenia celów firmy – inicjatywami i projektami, dostarczać produkty – i związaną z nimi hipotetyczną wartość w sposób przewidywalny. Z wcześniejszego tekstu (https://www.jsproject.pl/flow-mgt-system/997-budowa-flow-management-system) dowiedzieliście się co na początek jest niezbędne do podjęcia takich prac oraz czego dotyczy 1-szy etap, czyli budowa solidnej bazy. Teraz przyszedł czas w przedstawienie kolejnego etapu budowy FMS.

Kolejny etap budowy Flow Management System - mierniki

Celem kolejnego etapu po wizualizacji procesów na tablicach Kanban jest przygotowanie i ciągłe zbieranie w trybie on-line danych dotyczących realizacji prac, które następnie będą uwzględniane w różnego rodzaju analitykach, ułatwiających dalsze doskonalenie procesów, a tym samym funkcjonowania firmy. Oraz włączenie tych danych do różnych paneli zarządczych (ang. dashboards), umożliwiających efektywne zarządzanie realizowanymi pracami, projektami i całym portfelem prac i projektów).

Te najważniejsze dane to:

• Czas realizacji
• Przepustowość
• Wiek zadania
• Poziom prac w toku (Work In Progress – WIP).

Dlatego też w Businessmap trzeba wykonać proste konfiguracje, związane z czasem realizacji, a dotyczące:

• Określenia kroków procesu/procesów dla których obliczany będzie czas realizacji
• Określenia inicjalnego SLE (Service Level Expectations) dla poszczególnych kroków procesu/procesów.

Konfiguracja ta pozwoli na automatyczne tworzenie w Businessmap wykresów prezentujących czas realizacji w postaci histogramów oraz w postaci wykresów punktowych (ang. scatter chart). Wykres punktowy pokazuje ponadto różne poziomy SLE, dając możliwość analizy i porównania z ustalonym inicjalnie poziomem SLE. Ponadto w Businessmap dostępny jest wykres wieku (ang. WIP aging chart) pokazujący aktualny wiek zadania na tle wcześniej realizowanych zadań. Wiek zadania to w praktyce najważniejsza metryka wyprzedzająca (ang. leading metric), umożliwiająca osiągnięcie stabilnego systemu pracy oraz przewidywalnego dostarczania produktów.

Automatyczne określanie stanu zaawansowania prac

Kolejny punkt do zrobienia dotyczy automatycznego określania stanu zaawansowania prac (np. pakietów prac, czy całego projektu), bazującego na stanie realizacji zadań/prac na najniższym poziomie – zespołów i/lub procesów realizacyjnych. Zastosowanie tego mechanizmu wymaga wybrania w Businessmap metody określania wielkości prac/zadań, jaka będzie stosowana w budowanym systemie. Dwie dostępne metody to: wg liczby zadań, lub wg pracochłonności zadań. I w przypadku drugiej z tych metod konieczne jest określenie pracochłonności tych zadań.

Inny, istotny krok tego etapu prac to określenie poziomu limitu prac w toku (ang. WIP limit) dla różnych poziomów zarządzania. Jest to niezwykle istotny element FMS, gdyż w wielu firmach bardzo poważnym wyzwaniem praktycznym jest brak zbilansowania możliwości realizacyjnych systemu – najczęściej zespołów realizacyjnych,  z popytem na prace, czyli z projektami realizowanymi i planowanymi do realizacji. Ten brak zbilansowania prowadzi do wielozadaniowości i w konsekwencji długich cykli realizacji prac i do spadku motywacji pracowników. Do rozwiązania tego problemu Flow Management i Businessmap wykorzystują różne  metody ograniczania prac w toku (WIP limit). Limit ten może być wprowadzony na poziomie kroków procesu, całych procesów (tzw. CONWIP), a także wybranych elementów procesu, czyli kolumn i/lub wierszy tablicy Kanbanowej. Można go zastosować także w odniesieniu do liczby realizowanych epików w projekcie, lub liczby projektów, jakie mogą być zrealizowane na poziomie całej firmy. W praktyce oznacza to więc nieco pracy z ustaleniem sposobu określania limitu prac w toku oraz ustalenia inicjalnych poziomów.

Mając wszystkie wymienione do tej pory elementy, mamy w praktyce zbudowany podstawowy Flow Management System.

Dodatkowe pola, szablony i automatyzacja działań

Dla usprawnienia i ułatwienia pracy użytkownikom ze zbudowanym systemem warto jeszcze wykorzystać następujące możliwości platformy Businessmap (dawniej Kanbanize):

• Tworzenie pól dodatkowych (ang. custom field), jakie będą pomocne w zarządzaniu, mogą to być na przykład pola: PM (z możliwością wyboru z listy nazwisk PM-ów), czy budżet (z możliwością wpisania zaplanowanego budżetu projektu)
• Stworzenie szablonów kart, na przykład kanbanowej karty dla typowego projektu, zawierającej zestaw niezbędnych informacji o projekcie, w tym także informacji zawartych w polach dodatkowych a potrzebnych w zarządzaniu tym projektem
• Automatyzacje różnych działań, dzięki wykorzystaniu tzw. reguł biznesowych. Businessmap dysponuje zbiorem 24 szablonów reguł. Mogą być one zastosowane przykładowo do automatycznego tworzenia produktów składowych produktu głównego lub automatycznego wysyłania powiadomień mailowych do określonych odbiorców w momencie zakończenia wytwarzania konkretnego produktu składowego lub głównego.

Opisane powyżej kroki umożliwiają efektywną pracę różnych użytkowników, zarówno pracę operacyjną, jak projektową. Pamiętajmy jednak, że stworzyliśmy system ZARZĄDZANIA. Chcemy nie tylko efektywnie pracować, lecz także efektywnie i skutecznie zarządzać całym systemem, a także ciągle go doskonalić i optymalizować.

Optymalizacja przepływu

Jak stwierdza Kanban Guide: „Większość procesów pracy służy optymalizacji wartości, natomiast strategią Kanban jest optymalizacja wartości poprzez optymalizację przepływu. Optymalizacja niekoniecznie implikuje maksymalizację; oznacza dążenie do odpowiedniej równowagi pomiędzy efektywnością, wydajnością i przewidywalnością sposobu wykonania pracy:

• Efektywny przepływ pracy (ang. workflow) dostarcza tego czego chce klient, w czasie, w którym klient chce by było to dostarczone.
• Wydajny przepływ pracy, w celu dostarczenia wartości, przypisuje dostępne zasoby ekonomiczne tak optymalnie, jak to tylko możliwe.
• Większa przewidywalność przepływu pracy to możliwość dokładniejszego prognozowania dostarczenia wartości przy akceptowalnym stopniu niepewności.”

Mamy więc odpowiedź na pytanie o cel budowanego FMS: chcemy mieć efektywny i wydajny przepływ pracy oraz większą przewidywalność dostarczania naszych produktów, a w konsekwencji także większą przewidywalność dostarczania wartości naszym klientom.

Teraz potrzebne są jeszcze tylko metryki (wskaźników i mierników) pozwalające na efektywne i skuteczne bieżące zarządzanie na różnych szczeblach zarządzania, takich, jak:

• Poziom portfela projektów, gdzie podejmowane są decyzje, czy i jakie projekty będziemy w firmie realizować oraz decyzje zarządcze dotyczące realizowanego portfela projektów, np. dotyczące priorytetów operacyjnych realizowanych prac
• Poziom projektu i/lub produktu, gdzie podejmowane są – przy uwzględnieniu kontekstu całego portfela – decyzje operacyjne dotyczące konkretnych projektów/produktów
• Poziom prac operacyjnych, zwykle zespołów realizacyjnych

oraz na analizę i ocenę aktualnego stanu prac, a także na zainicjowanie różnych działań usprawniających.

Jak pamiętacie z początku tekstu mamy już skonfigurowane dane, jakie będą uwzględniane w tych metrykach. Platforma Businessmap umożliwia ich automatyczne zbieranie, dzięki czemu oferuje różne konfigurowalne wykresy pokazujące stan różnych metryk, wykorzystywanych w zarządzaniu, optymalizacji i doskonaleniu. Można także w platformie prosto stworzyć odpowiadające potrzebom różnych ról i różnych szczebli zarządzania panele informacyjne (ang. dashboards).

Podsumowanie

Flow Management i platforma Businessmap, implementująca zasady i praktyki Flow Management:

• Wizualizuje procesy realizacyjne (w tym projektowe i operacyjne) oraz powiązania zarówno hierarchiczne, jak i logiczne oraz relacyjne pomiędzy Pracami: projektami, pakietami roboczymi lub epikami oraz elementarnymi produktami lub zadaniami
• Tworzy spójny system zarządzania pracą, projektami, portfelem prac, bazujący na spójnym zbiorze informacji, zarówno planistycznych, jak i realizacyjnych, zorganizowanym w taki sposób, że informacje "na dole" są agregowane "w górę", co daje pełny obraz projektu/inicjatywy (zarówno na etapie planowania, jak i na etapie realizacji)
• Dostarcza metryki pozwalające na zarządzanie pracą i podejmowanie decyzji dotyczących portfela, projektów, pakietów prac i zadań na podstawie danych, a nie na podstawie i „nosa”
• Jest zrozumiała, intuicyjna i prosta w stosowaniu na różnych szczeblach zarządzania firmą.

Czy to więc koniec budowy FMS?

Oczywiście nie: pojawiać się będą nowe procesy, nowe zespoły, a także nowe portfele. Pojawią się nowe lub inne potrzeby co do skutecznego zarządzania.  Będę też pojawiać się pomysły na udoskonalenie procesów i metod pracy.

FMS zbudowany z wykorzystaniem platformy Kanbanize będzie żył i rozwijał się wraz z rozwojem firmy. Jak mówi dewiza firmy Kanbanize: „There is always a better way”.